Comment réduire les rendez-vous manqués grâce à un meilleur suivi des demandes
Un scénario de suivi des demandes de rendez-vous reçues par formulaire.
- Durée d’observation
- Non mesurée — cas illustratif
- Niveau de preuve
- Cas illustratif — chiffres indicatifs
Le contenu de cette étude de cas est présenté à titre illustratif. Les résultats réels peuvent varier selon le volume de prospects, l’offre, le marché et la qualité du suivi.
Résumé exécutif
Situation de départ
Les demandes de rendez-vous sont notées à plusieurs endroits et certaines restent sans suite.
Intervention
Centralisation des demandes, suivi des étapes et messages préparés à valider.
Objectif
Objectif : réduire les demandes oubliées et mieux suivre les confirmations.
Le contexte
- Secteur
- Soins dentaires
- Type d’entreprise
- Cabinet de santé (cas illustratif)
Cabinet qui reçoit des demandes de premier rendez-vous par téléphone et par formulaire.
L’accueil gère les demandes en plus des patients présents.
Le problème avant la mise en place
- Les demandes reçues par formulaire ne sont pas toujours rappelées rapidement.
- Il est difficile de savoir quelles demandes sont en attente de confirmation.
Objectifs
- Centraliser les demandes de rendez-vous
- Éviter les oublis de rappel
- Mesurer les étapes du parcours
Ce qui a été mis en place
- 1
Étape 1 — Centralisation
Les nouveaux prospects sont regroupés dans un espace de suivi unique.
- 2
Étape 2 — Qualification
Les informations utiles sont structurées pour comprendre le besoin et le niveau de priorité.
- 3
Étape 3 — Suivi
Chaque opportunité est associée à une étape clairement identifiable.
- 4
Étape 4 — Relance
Des suggestions de messages peuvent être préparées avec l’aide de l’IA, puis vérifiées et validées par l’utilisateur avant envoi.
- 5
Étape 5 — Pilotage
Le tableau de bord permet de repérer les opportunités sans activité récente.
Fonctionnement de LeadSerein dans ce cas
Avant LeadSerein
- Informations dispersées
- Relances dépendantes de la mémoire
- Faible visibilité
- Difficulté à mesurer les opportunités perdues
Avec LeadSerein
- Prospects regroupés
- Étapes du suivi visibles
- Priorités mieux identifiées
- Brouillons de messages disponibles pour validation
- Suivi plus structuré
Indicateurs proposés pour le suivi
Délai moyen avant première relance
Valeur : à mesurer sur données réelles
Nombre d’opportunités sans activité
Valeur : à mesurer sur données réelles
Nombre de rendez-vous confirmés
Valeur : à mesurer sur données réelles
Les indicateurs ci-dessus sont les métriques à suivre pour mesurer l’impact. Les valeurs définitives doivent être complétées à partir de données réelles avant publication.
Comment mesurer le résultat
- Définir une période de référence avant la mise en place.
- Enregistrer le volume initial de prospects.
- Mesurer le nombre de prospects réellement contactés.
- Suivre les délais de réponse et de relance.
- Comparer les taux de conversion sur une période comparable.
- Documenter les changements appliqués.
- Éviter d’attribuer à LeadSerein un résultat influencé par d’autres actions commerciales.
Une comparaison fiable doit préciser la période, le périmètre, la définition de chaque indicateur et la source des données.